2. Varaosien tilaaminen toimittajalta

ADA Base mahdollistaa varaosatilauksen lähettämisen toimittajalle työmääräyksen pohjalta. Tilaus muodostuu automaattisesti työmääräyksen sisällöstä ja se voidaan lähettää toimittajalle sähköpostitse parin napin painalluksella. Tämä säästää aikaasi huomattavasti ja ohjelma tilaa sinulle vain tarvittavat osat jokaiseen huoltoon, ei siis enää turhaa ylimääräisten osien palauttamista.

Varaosatilausten hallinnassa näet helposti statuksen jokaisen työmääräyksen varaosien osalta, onko tilaus lähetetty toimittajalle ja mitkä tuotteet on vastaanotettu.

Varaosatilaukset näkymä

Varaosatilausten näkymä näyttää ohjelmassa seuraavalta. Vasemmalla näytetään lista kaikista tilauksista valitulla statuksella. Listalta voidaan avata yksittäisen tilauksen sisältö näkyviin oikealle palstalle.

Varaosatilaus voi olla seuraavissa tiloissa:

• Avoimet tilaukset: tilausta ei ole vielä lähetetty toimittajalle
• Saapuva tavara: tilaus on lähetetty toimittajalle, mutta tavaraa ei ole kuitattu toimitetuksi
• Vastaanotetut: tilaus siirtyy vastaanotetuksi, kun tavara kuitataan saapuneeksi

Varaosatilaus työmääräyksen sisällöstä

Uusi varaosatilaus saadaan muodostettua Työmääräys-näkymästä joko tulostamalla työmääräys tai klikkaamalla yläpalkin "Luo varaosatilaus työmääräyksen osista" -painiketta. Varaosatilausta ei tällöin vielä lähetetä toimittajalle, vaan se on tehtävä erikseen (kts. kohta Varaosatilauksen vahvistaminen* alempaa).

Seuraavalla videolla näytetään, kuinka varaosatilauksen sisältö muodostuu ja kuinka tilausta pääsee käsittelemään.

👍

Työmääräyksen varaosat tilataan vain kertaalleen

Jos lisäät työmääräykselle uusia rivejä, näistä muutoksista muodostuu uusi varaosatilaus, kun tulostat työmääräyksen tai painat "Luo varaosatilaus työmääräyksen osista" -painiketta. Katso alempaa otsikko "Varaosatilauksen päivittäminen".

Varaosatilauksen sisältö

Tilauksen sisältö näyttää seuraavalta. Rivien kohdalla kerrotaan tuotteet ja niiden tuotenumerot, tilattava kpl-määrä sekä ostohinnat. Jokaisella rivillä on lisätietona auton rekisterinumero, jonka työmääräykselle osat toimitetaan.

Jokaisella rivillä on toimituspäivä, johon mennessä varaosat on toimitettava. Toimituspäiväksi asetetaan automaattisesti se päivä, jolla työmääräys on korjaamon kalenterissa. Näin varaosatilauksen vastaanottaja tietää milloin kyseinen auto on tulossa huollettavaksi. Jos varaus on kalenterissa heittotyönä, varaosien toimituspäiväksi asetetaan nykyinen päivä.

Varaosatilauksen vahvistaminen ja lähettäminen toimittajalle

Kun varaosatilauksen sisältö on kohdallaan, voit vahvistaa tilauksen. Vahvistaminen lähettää tilauksen sähköpostilla tavarantoimittajalle.

Esimerkki toimittajalle lähtevästä tilauksesta

Oheisessa kuvassa on esimerkki sähköpostista, joka toimittajalle lähetetään. Sähköposti sisältää kaiken tarvittavan tiedon oikeiden varaosien toimittamiseksi. Viestissä kerrotaan myös mille työmääräykselle ja ajoneuvolle osat on tilattu, jolloin niiden kohdentaminen vastaanotettaessa on helppoa.

Tavaratoimituksen vastaanottaminen

Saapuvan tavaran lista näyttää kaikki varaosatilaukset, jotka on lähetetty toimittajalle, mutta joita ei ole vielä toimitettu. Voit tarkastaa listasta mitä tuotteita kullakin tilauksella on toimittajalta tilattu.

Kun tavaratoimitus saapuu korjaamolle, voit kuitata tässä näkymässä varaosat vastaanotetuiksi. Kun vastaanotto tehdään, oletuksena kaikki tilatut osat kuitataan. Jos jokin osa tulee jälkitoimituksena, klikkaa kyseinen rivi pois päältä tai valitse vastaanotettavaksi määräksi 0 kpl. Tällöin kyseinen osa jää edelleen saapuviin tavaroihin.

Jos sen sijaan olet sopinut toimittajan kanssa, että jotain osaa ei toimitetakaan, merkitse tällaisen rivin kohdalla vastaanotettavaksi määräksi 0 kpl ja rasti ruutuun "tuotetta ei toimiteta". Tällöin kyseinen osa ei jää roikkumaan, vaan ohjelma tietää, ettei tätä osaa koskaan toimiteta.

Varaosatilauksen päivittäminen ja uusien varaosien tilaus

Työmääräyksen päivittäminen, vaikutus varaosatilaukseen

Työmääräyksen sisältöä voidaan päivittää, vaikka olisit jo vahvistanut ensimmäisen osatilauksen ja lähettänyt sen toimittajalle. Jos tämän jälkeen lisäät työmääräykselle uusia rivejä ja tulostat työmääräyksen, näistä uusista varaosista tehdään automaattisesti uusi varaosatilaus. Tämä uusi tilaus sisältää ainoastaan lisätyt tuotteet, ja voit näin vahvistaa lisävaraosien tilauksen toimittajalle. Uusi varaosatilaus syntyy, vaikka edellistä varaosatilausta ei ole vahvistettu. Riittää, että työmääräykseen lisätään uusia rivejä ja työmääräys tulostetaan.

Varaosatilauksen päivittäminen käsin

Huomaathan, että ainoastaan avoimia tilauksia voidaan päivittää. Jos tilaus on jo lähetetty toimittajalle, et voi tehdä siihen muutoksia, vaan tällöin on tarvittaessa tehtävä uusi tilaus tarvittaville osille.